Jeg har anvendt outsourcing til en lang række opgaver. Det har været alt fra udvikling af hjemmesider, logo design og diverse ad hoc opgaver som for eksempel link building og dataindsamling. Fælles for mange af opgaverne har været, at jeg godt kunne udføres selv. Jeg mener dog, at det er helt essentielt at opgaver bliver udført, hvor de udføres bedst muligt i forhold til prisen og kvaliteten. Den amerikanske blogger Steve Pavlina har skrevet en rigtig god artikel om dette emne.

Outsourcing 5 faser

For at få det maksimale udbytte af outsourcing, er det vigtigt at have overblik over de forskellige faser i et projekt. Disse vil blive gennemgået artiklen med udgangspunkt i anvendelsen af Guru.com. Hvis du ikke har erfaringer med outsourcing, kan det være en rigtig god ide at prøve med et mindre projekt til at starte med. Hermed opnår du nogle basiserfaringer i forhold til hele forløbet.

Fase 1 – Projektbeskrivelse til budrunde på GURU.com

Afhængig af projektets omfang, er der forskel på projektbeskrivelsen til budrunde, og den endelig kravsspecifikation der ligger til grund for endelige aftale. Er projektet meget lille er den overordnede beskrivelse og selve kravsspecifikationen meget lig hinanden.

Hensigten med projektbeskrivelse til budrunden for et større projekt, er egentlig ikke at få en endelig aftale på plads, men mere at få så mange som muligt til at give et bud, samtidig med at de har en generel forståelse for dit projekt og dets tekniske komplikationer.

Lad derfor være med at inkludere din 10-30 sider lange kravsspecifikation  i denne fase. Den bliver alligevel ikke læst. Husk her, at du får et bud på dit projekt gratis, så du må ikke forvente at de interesserede freelancere bruger en time eller to på at læse din kravspecifikation. Projektbeskrivelse til budrunden skal blot beskrive de overordnede rammer for projektet, samt mere uddybende beskrivelse af de ting, som du ser som  særligt ressourcekrævende og/eller teknisk vanskelige.

Et andet godt råd, er at du kan og skal udnytte din forhandlingsmagt ved at konkurrencen ligger hos de bydende virksomheder. Lad derfor være med at tilføje din max betalingsvillighed, da bud vil have det med kunstigt at ligge sig omkring dette niveau, i forhold til hvis virksomhederne skulle byde frit.

Fase 2 – Udvælg potentielle vindere til dit projekt

Det er vores erfarring, at prisen er en meget ringe indikator for kvaliteten af et bud. På GURU.com bydes der fra alle verdensdele. Derfor er et fælles prisniveau svært gennemskuligt. Dermed ikke sagt, at prisen ikke er en vigtig faktor, men hvad der er mere interessant i starten af processen er selve responsen fra budgiverne.

Det vi kigger meget efter, er om budgiver har sat sig ordentlig ind i vores projekt og om han virker kompetent på lige netop projektets område. Dette kan fx. fremgå ved at budgiver stiller uddybende og kompetente spørgsmål, eller ved at han/hun opstiller relevante løsningsforslag ud fra de informationer budgiver er i besidelse af.

En god tommelfinger regel er: Jo flere spørgsmål en budgiver stiller, des bedre er budgiveren.

Mange bud vil komme med henvisninger til tidligere arbejde. Disse henvisninger kan være meget informative om budgivernes kompetencer, men man skal være varsom. Der er ingen sikkerhed i sig selv for at budgiver selv har lavet de projekter han henviser til. Derfor kan det være en god ide at henvende sig direkte til de henviste referencer. Dette giver et bedre indtryk af hvilke værdier og kompetencer leverandøreren kommer ind i samarbejdet med.

Vil man være på den sikre side mht. referencer er det med andre ord en god ide at tage direkte kontakt til nogle af refencerne for både at få valideret referencen og for at få indsigt i referencens erfaring med budgiver.

Hvis du har en god fornemmelse for en af budgiverne kan du med fordel kontakte denne over Skype eller MSN til en uforpligtende snak. Din opgave er her at undersøge hvor god en fornemmelse budgiveren har af projektet. Hvis forståelsen er ringe, kan det være fordi din projektbeskrivelse er svær at forstå.  Pointer overfor leverandøreren de områder du selv vurderer er de mest komplekse eller vitale for projektet. Du vinder ikke noget af at skjule kompleksiteten. Desuden kan du også få indsigt i de krav din opgave stiller.

Denne indledende kommunikation kan give en ide om hvor god den pågældende leverandør er til at kommunikere på engelsk, og om I kan forstå hinanden. Bemærk, du kan ikke kræve eller forvente timelange samtaler om dit projekt, før du har givet leverandøreren din opgave. Derfor skal du udnytte din tid bedst muligt til at tilegne dig viden omkring de ovenstående punkter.

Fase 3 – Kravsspecifikation som grundlag for endelig aftale

Når du har udvalgt nogle budgivere du vil forhandle videre med, er kravsspecifikationen for dit projekt det centrale omdrejningspunkt. Pas på med at være for forbundet til den første og bedste budgiver du når frem til  – det kan godt betale sig at sætte flere budgivere lidt mere uddybende ind i din kravsspecifikation. En detaljeret kravsspecifikation er vigtig af flere grunde.

I første omgang for dig selv, så du får struktureret dit projekt og kommer rundt om alle detaljer i projektet. Kommer du ikke selv rundt om alle detaljererne, er der kun en anden part til at komme rundt om dem, og det er virksomheden du vælger dig frem til. Dette resulterer i at både virksomheden og dig selv skal bruge tid på detaljer, hvilket trækker projektforløbet ud.

For det andet, er kravsspecifikationen det redskab der er med til at give den valgte virksomhed det nødvendige grundlag. Det er ud fra denne indledende information og viden om dine krav, at han skal træffe de store valg for at opnå den rette løsning af projektet. Valg der kan være svære at lave om på jo længere i kommer frem i projektforløbet.

Sidst men ikke mindst, er kravsspecifikationen med underskrift fra den valgte virksomhed din sikkerhed, for at du får den løsning du har lagt op til. Opstår der uoverensstemelser eller tvister er GURU.com din sikkerhed for at du ikke kommer til at betale for noget, der ikke lever op til dine krav.

Jo bedre kravsspecifikation – des mindre usikkerhed og risiko for grundlæggende misforståelser.

Det skal dog nævnes at vores erfarring er, at der har været meget stor fleksibilitet til ændringer ift. kravsspecifikationen til vores fordel – selvfølgelig indenfor rimelighedens grænser.

Fase 4 – Aktiv part i hele udviklings processen

Lige efter accept af bud, er det bedst hvis du antager at det er din opgave at udstede linierne for kommunikation og feedback. Disse kommunikationsrammer kan du vælge at lægge helt eksplicit ved at kræve daglig feedback, og krav om at virksomheden skal være online over Skype/MSN i arbejdstiden.

Alternativt kan du lægge disse linier lidt mere frit ved i starten at være meget aktiv. Fra dag 1 kan du gøre det klart, at du hver dag er åben over for spørgsmål og ting der skal afklares. De efterfølgende dage kan du følge op ved at checke op på status og spørgsmål. Dette er for det meste nok til at træne de ansatte i virksomheden til at være på rette spor fra starten, og de vil for det meste fortsætte denne gode kommunikation gennem hele processen.

Fase 5 –Projekt afslutning

Er der en stram deadline på projektet, er det en god ide at lægge op til en bonus, hvis projekt afsluttes til tiden (normalt 10-20 % af aftalte pris). Har virksomheden gjort et godt arbejde, og er du interesseret i fortsat at anvende dem, er det en god ide at give bonus, selvom det ikke blev aftalt. I de næste projekter vil de da have en lille forventning om bonus hvis de leverer et godt arbejde – hvilket kan hjælpe med til at holde dem på tærene.

Angående betaling for projektet, så bliver den aftalt ved aftalens indgåelse. Men der er en god tommerfingerregel at betale så stor en andel af betalingen som muligt til sidst i projektforløbetholde – dette bibeholder incitament og drivkraft i den valgte virksomhed helt til projekt afslutning.

En god betalingsstruktur er 25% fra projektstart, 25% halvvejs i projektforløb og 50% til sidst i projektforløb. Men jeg oplever som oftest at freelanceren accepterer 100% betaling ved afslutningen af projektet.

Dine betalingsvilkår kan blive bedre med tiden, hvor du har fået fuldført en række projekter på GURU.com og fortaget hurtige betalinger. Ligesom du kan se informationer om leverandøreren kan de se informationer om dig. Blandt andet hvor meget du samlet har købt projekter for, og hvor mange dage du i gennemsnittet tager om at betale regninger.